作為長期服務(wù)于廣東地區(qū)的廣州專業(yè)活動策劃團隊,我們的團隊總結(jié),當你開始策劃時,要對活動全面規(guī)劃。并在一張類似后文所示的表格里列出你的要求。它能幫助你初步確定活動的流程,基本上清楚哪些內(nèi)容需要包括在內(nèi)。你可以把這個表格送到你考慮選用的各個地點,看看這些地點能否滿足你的全部需要。 想象一下活動的整個過程,以便確定對時間和空間方面的要求(包括預(yù)留出活動初期的布置時間和活動結(jié)束時的拆卸時間)。了解一下需要哪些物品,并開始準備成本表。成本表要做到具體明確。如果你需要天花板有6米高才放得下視聽設(shè)備和舞臺布景材料,你就應(yīng)該在表格里清楚地注明。你還必須安排提前布置和排練的空間。如果你需要將會議廳提前預(yù)訂24個小時,以便你所設(shè)置的布景能保留到活動開始的那天,那你也要把這些要求清楚地寫在表格里。如果你需要為演員準備一個化妝間,為員工準備辦公室或為準備或擺放陳列品安排一個區(qū)域,那么一定要將你的一切需要告知場地管理部門。合同簽訂后,減少多余安排的空間比千方百計解決空間不足的問題要容易得多。 為了做到預(yù)算精確,你應(yīng)該查看你的活動的所有方面,盡可能地把所有的成本都計算在內(nèi)。在這個過程中,你會發(fā)現(xiàn)有很多事項都要納入到成本中,要注意不斷更新成本表,根據(jù)變化增減相關(guān)項目。隨時清楚支出情況很重要,這樣你就能夠及時進行調(diào)整。 |