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你已決定要舉辦一次活動。經(jīng)過初步的成本估算，你認為有足夠的資金，而且已為活動撥出了一筆?？?。你確定了活動的目的，認為該活動值得你投資。你現(xiàn)在準備開始初步策劃。在這個階段，你要決定是否需要外請專業(yè)活動策劃人士幫助、建立由本單位員工組成的活動籌備小組、確定活動類型和時間、從頭到尾設(shè)想活動的全過程。
當策劃重要活動時，大多數(shù)人只關(guān)注資金問題，而沒有理智地思考相關(guān)問題。你應(yīng)該知道在什么時候有些地方必須請專業(yè)人士協(xié)助，包括公共關(guān)系方面的人員、有創(chuàng)意的策劃人員或者能幫助管理后勤的活動執(zhí)行制作人。不要認為外請這些公關(guān)團隊只是額外的花銷和奢侈品，他們最終能幫你省錢，尤其是在關(guān)鍵時刻。例如，一個好的公關(guān)公司能協(xié)助你確定客人名單，確保被邀請的客人都能請到。他們也能協(xié)助舉辦新聞發(fā)布會和準備新聞資料袋，使你的活動得到眾多媒體的關(guān)注。有創(chuàng)意的活動策劃經(jīng)理能給你提供一個戰(zhàn)略性的活動策劃綱要，包括計劃、組織、后勤和談判方面的要點以及能創(chuàng)造神奇的一些細節(jié)。活動執(zhí)行能確保所有的設(shè)想成為現(xiàn)實，并負資消防和安全工作，辦理各種相關(guān)的許可證和安保事務(wù)。
想象一下，城管或者消防隊長站在門口，準備取締你的活動，因為你沒有相關(guān)的許可證，或者過多的客人擠在小會場里，或者活動沒有達到所有的安全標準。這樣會造成多大損失？又如，假設(shè)你舉辦的活動非常精彩，需要媒體進行大力宣傳，但媒體卻沒有到場，損失有多大?再如，你的活動不太新穎，媒體報道說客人們還沒等到甜點上來就匆忙退場了，這樣損失有多大?你需要知道什么地方、什么時候請來專業(yè)人士為你出謀劃策。這樣做是多余的花銷呢，還是明智的舉動?所以，一定要把握好在必要的時候外請專業(yè)活動策劃團隊協(xié)助。
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