作為在廣州公關(guān)活動(dòng)策劃行業(yè)摸爬滾打十年的老牌公關(guān)活動(dòng)策劃公司，我們的每一次的活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)都希望能幫到你，這次就來談?wù)勎覀兊幕顒?dòng)規(guī)劃的預(yù)算怎么來進(jìn)一步的做好做精！
當(dāng)你開始策劃活動(dòng)時(shí)，應(yīng)在成本表上列出你規(guī)劃的預(yù)算，這樣你可以清楚地知道哪些項(xiàng)目可以在不超出頂算的情況下添加進(jìn)去。成本表也告訴你應(yīng)如何使用資金，幫助你看到還有其他可選項(xiàng)目，并看看如何在不超出預(yù)算的情況下實(shí)施這些項(xiàng)目。例如，在你列出成本表、了解了預(yù)算的收支平衡點(diǎn)后，你可能會(huì)決定采用飯店所提供的簡(jiǎn)單蠟燭，而不是使用復(fù)雜精美的花飾，以便把省下來的錢用在雞尾酒招待會(huì)上。你的目標(biāo)是創(chuàng)造一個(gè)令人難忘的活動(dòng)，并使開支不超過預(yù)算。你需要確保自己采取了所有可能的措施來達(dá)到這個(gè)目標(biāo)。不要等到活動(dòng)結(jié)束時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了預(yù)算。
由于每一次活動(dòng)都有不同的內(nèi)容，所以成本表沒有固定的公式或模式。當(dāng)你開始建立成本表時(shí)。應(yīng)該從頭到尾預(yù)想一下你的活動(dòng)，并擬訂一個(gè)大綱，然后再回頭逐條填寫所需資金。記住，所估算的費(fèi)用一定要用書面形式表達(dá)出來，不要接受口頭的東西。人員變動(dòng)非常普遍—他們今天還在這里，明天就可能走了。你需要書面確認(rèn)哪些項(xiàng)目包括在內(nèi)，哪些不包括在內(nèi)，并要求供應(yīng)商們?cè)敿?xì)列出每個(gè)項(xiàng)目。即使是一些看似不重要的項(xiàng)目，也請(qǐng)他們給出具體詳細(xì)的說明。
根據(jù)項(xiàng)目的添加和刪除情況，不斷地更新你的預(yù)算，并把這些文件存放在不同的檔案里，給它們注明日期，編上號(hào)碼(如，修訂本1，修訂本2)。你必須隨時(shí)掌握預(yù)算的情況，以便對(duì)于應(yīng)該包括哪些項(xiàng)目作出合理的決定。賬單來的時(shí)候，要先核實(shí)一下再繳費(fèi)。要確保你所支付的費(fèi)用是雙方已協(xié)定好的，不會(huì)出現(xiàn)讓人感到意外的情況。適當(dāng)調(diào)整你的成本表。每收到一張賬單，把賬單所示的實(shí)際費(fèi)用記錄在成本表上，與原先預(yù)測(cè)的數(shù)額進(jìn)行對(duì)比。特別注意賬單上有沒有什么項(xiàng)目是經(jīng)過口頭批準(zhǔn)、而且已經(jīng)付費(fèi)但卻沒有被記錄下來的。
